Les questions à se poser avant de lancer une activité

Avant de proposer une nouvelle activité à vos bénéficiaires, vous devez impérativement vous poser un certain nombre de questions préalables.

Celles-ci vous permettront d’avoir une vision globale et de vous assurer de la faisabilité (humaine, financière, technique) et de la planification.

Est-ce le rôle/la vocation du CSE de proposer cette activité ?
Assurez-vous que l’activité que vous souhaitez proposer est en lien avec la « raison d’être » d’un CSE.

Est-ce cohérent avec vos orientations ?
Demandez-vous si le fait de proposer cette activité est en accord avec les orientations que vous avez fixé pour le CSE, votre stratégie, et vos valeurs (ou celles de votre syndicat).

Avez-vous sondé vos bénéficiaires ?
En amont du lancement d’une nouvelle activité, il peut s’avérer très utile de sonder vos bénéficiaires pour connaitre leurs besoins et leurs envies. Proposer une activité qui réponde aux besoins exprimés de vos bénéficiaires est de nature à augmenter la satisfaction. Il est également primordial de se demander si la nouvelle activité envisagée va bénéficier à un grand nombre de bénéficiaires ou au contraire à un nombre très restreint.

Le budget a-t-il été voté ?
Ne lancez une nouvelle activité que si celle-ci a été prévu dans votre budget annuel (ou si elle a fait l’objet d’un correctif budgétaire voté lors d’une réunion plénière). Déterminez avec précision quelle part de votre budget vous souhaitez affecter à cette nouvelle activité.

Est-ce une activité qui a déjà existé au sein de votre CSE ?
Il se peut que vous souhaitiez lancer une activité qui a déjà été proposée par le passé dans votre CSE (éventuellement sous une appellation différente). En effet avec les changements d’élus, de bureau, une perte d’historique est possible (notamment en cas de passation précipitée des dossiers).

Dans le cas ou l’activité a effectivement existé, voici les questions à vous poser :

  • Par qui était-elle gérée ? (Un élu ? Un salarié du comité d’entreprise ? Un salarié détaché ? Est-ce que cette personne est toujours présente ? Vous est-il possible de la contacter ?)
  • Quels sont les retours d’expérience ? (Pourquoi cette activité n’est plus proposée ? Quels sont les raisons qui peuvent expliquer l’abandon de cette activité (elles peuvent être de diverses natures : bénéficiaires désintéressés, coupe budgétaire, remplacement par une autre activité, relations compliquées avec le fournisseur…) ?

Proposez-vous déjà des activités ressemblantes au sein de votre CSE ?
Proposez-vous déjà des activités de même nature, avec des process de gestion similaire ou très proches ?

Exemple : vous proposez des cartes cadeaux de Noël pour enfants et vous souhaitez désormais proposer des cartes cadeaux pour les adultes. Vous pourrez ainsi capitaliser sur votre expérience pour gérer de manière optimale l’activité.

L’activité fait elle appel à un nouveau fournisseur ou un fournisseur existant ?
Si c’est un fournisseur avec lequel vous travaillez déjà ou avec lequel vous avez déjà travaillé, l’ensemble des éléments comptables associés existeront déjà dans votre logiciel de gestion (fiche fournisseur avec les coordonnées associées, compte 401…).

Dans le cas d’un nouveau fournisseur n’hésitez pas à vous rapprocher d’autres CSE afin d’avoir des retours sur la qualité du service/des produits. Vous serez plus enclin à faire confiance à un prestataire qui vous a été recommandé.

Quel sera son rattachement comptable ?
A quelle commission va être rattachée cette activité ?
Quel sera son code analytique ?

Ces éléments dépendent évidemment de votre plan comptable.

Quel salarié(e)/élu(e) du CSE aura la charge de cette activité ?

  • Quel est le volume d’heure prévisionnel alloué à la gestion de cette activité ?
  • Est-ce compatible avec les heures de délégation ?
  • Est-ce compatible avec sa charge de travail actuelle ?
  • Faut-il prévoir un support ?
  • Faut-il prévoir une formation spécifique ?
  • Faut-il prévoir d’externaliser la gestion de cette activité ?

Proposer une nouvelle activité entraine nécessairement un volume de travail qu’il faut prendre en compte. La volonté d’élargir l’offre d’activités et services proposés aux salariés est louable mais ne doit pas se faire dans la précipitation et au détriment de la charge du/des salariés/élus.

Comment sera proposée cette activité ?
Les modalités d’accès à cette offre par les bénéficiaires doivent être prévues dès le lancement : inscriptions en ligne et/ou en présentiel lors des permanences, paiement en ligne ou au retrait…

Demandez-vous également si c’est une activité qui se prête à la dématérialisation/digitalisation; et si celle-ci doit être exclusivement proposée de cette manière ou non.

Exemple : vous souhaitez proposer à vos bénéficiaires un catalogue de colonies pour les enfants : allez-vous mettre à disposition des exemplaires papier du catalogue ou uniquement une version numérique ?

Les règles et conditions entourant l’activité sont-elles compatibles avec les possibilités offertes par votre logiciel de gestion actuel ?

  • Si oui y a-t-il besoin d’un paramétrage spécifique ?
  • Etes-vous en capacité de le faire vous-même ou avez-vous besoin du support de votre éditeur de logiciel
  • Si non quelle autre solution proposer ? Y a t’il des alternatives (développements spécifiques, modules supplémentaires, autre manière de gérer l’activité…) ?

Il faut en effet vous demander si le lancement d’une activité est possible techniquement dans votre logiciel. Assurez-vous que celui-ci soit capable de gérer le type de prestations que vous souhaitez proposer et que vous pourrez mettre en place les conditions et règles d’accès à l’activité que vous désirez.

Ne négligez aucun des aspects évoqués précédemment pour faire de votre activité un succès auprès de vos bénéficiaires ! 

LE CONSEIL ECO-RESPONSABLE

Autre question que vous pouvez être amené(e) à vous poser : quel est l’impact environnemental et social de l’activité que vous souhaitez proposer, et existe-t-il une alternative responsable ou solidaire ?

De plus en plus de bénéficiaires et d’élus sont sensibles à ces sujets (voir notre article sur ce thème).

Commencez par vous documenter pour comprendre quels enjeux sont liés à l’activité qui vous intéresse. Une recherche internet peut être un point de départ utile. N’hésitez pas ensuite à trouver conseil ou à vous former pour être sûr(e) de maîtriser les tenants et les aboutissants.

Ensuite, cherchez des solutions ou des prestataires qui apportent des réponses à ces enjeux (enseignes solidaires, solutions de réutilisation des objets, réseaux d’acteurs locaux, entreprises ou produits labellisés…). Renseignez-vous également sur les engagements de vos fournisseurs en matière de RSE (responsabilité sociétale des entreprises).

Exemple : comme chaque année, vous proposez à vos salariés un catalogue de vacances. N’hésitez pas à explorer les bonnes idées de séjours moins lointains, accessibles en train, ou dans des hébergements à faible empreinte environnementale (éco gîtes, maisons anciennes, séjours chez l’habitant, camping écologique ou établissements labellisés).

Ce conseil vous a été donné par notre partenaire représente.org

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